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Una IntraNet es esencialmente una InterNet privada, operando en la red privada de una compañía, explota las herramientas baratas y conocidas de InterNet facilitando la comunicación interna, el acceso a la información y a las aplicaciones, integrando a las personas y sus actividades y procesos, logrando:
Hacer el trabajo, los procesos y actividades significativamente más eficaces, mejorando la eficacia operativa y la productividad.
Mejorar la comunicación entre empleados.
Conectar a los empleados con la información que necesitan en cada momento.
Asegurar la gestión, la integridad y falta de redundancia de la información.
Reducir el trabajo, documentos, datos e información redundante.
Potenciar el uso dado a la información.
Reducir costes.
Se diferencia, entre otros aspectos de InterNet, en que su velocidad es mucho más elevada, su seguridad es muy grande y está perfectamente controlada.
La IntraNet es una herramienta de información para la empresa, puede unir todos sus ordenadores y servidores. Cualquiera puede conectarse a la IntraNet y descubrir lo que necesita, desde conexión a aplicaciones y bases de datos hasta a documentos a correos electrónicos, datos, audio, vídeo.
La información de la empresa y de los diversos departamentos es accesible y los estándares de InterNet y la capacidad concedida de acceso. Monitoriza la información interna y la mantiene continuamente actualizada, poniéndola a disposición de quién la necesite.
En función de las necesidades de las empresas puede incluir los siguientes tipos de aplicaciones, funciones o documentación:

CON EL OBJETIVO DE PUBLICACIÓN Y ACCESO A DATOS Y DOCUMENTOS MASTER:

Directorios siempre actualizados.
Guías de trabajo y proceso.
Formularios y bases de datos de todo tipo, etc.
Publicar la información para empleados como por ejemplo manuales de procedimiento, boletines para empleados, ofertas de trabajo, planes y valoración de stock options y beneficios para empleados, comunicaciones de la dirección general o departamental, productos ofertados en condiciones especiales, etc.
Comunicaciones y anuncios de la compañía, boletines para empleados, archivo de prensa, historia de la compañía.
Políticas y procedimientos.
Gestión documental, con flujos de trabajo, modelo corporativo de cada tipo de comunicación.
Formularios, modelos, comunicaciones comerciales.
Modelos de marketing, maquetación, anuncios etc.
Modelos de comunicación, cartas, memoramdums, reclamaciones, etc.
Proveer acceso a base de datos de la compañía o de departamentos:
Catálogos de productos con información completa y actualizada.
Empleados.
Catálogos de proveedores y materias primas con precios autorizados.

CON EL OBJETIVO DE COORDINACIÓN DE TRABAJOS Y PROCESOS:

Herramientas de comunicación y coordinación entre personas y grupos (persona a persona, persona a grupos, intergrupo -comit -, etc.)
E-mail
Conferencias
Chat / foros de discusión.
Gestión de agendas de personas y grupos.
Conferencias de voz/vídeo.
Gestión de flujo de trabajo.
Documentos compartidos.
Gestión del flujo de trabajo.
Informes de tiempo y de gastos.
Gestión de viajes.
Esta coordinación es tanto para el trabajo en curso como para la planificación de nuevos proyectos.

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO:

Cursos para empleados de texto y multimedia:
Para que conozcan cuando son contratados los valores, características y formas de hacer de la compañía.
Para cuando acceden a nuevas funciones o responsabilidades.
Para poner para uso general cursos adquiridos o desarrollados por la compañía.
Herramientas de simulación.
Gestión de lo que se sabe y quien lo sabe en la compañía y en asesores etc.
Aplicaciones de gestión estratégica (Balanced Scorecard y similares)
Aplicaciones de dataminig.

CON EL OBJETIVO EN RELACIÓN E INTEGRACIÓN CON TERCEROS

Ventas- Incluyendo catálogos de productos y listas de precios, boletines de productos, disponibilidad de productos, diseño y especificación de productos, información competitiva (incluyendo análisis y links de lo que hace la competencia)
Datos comerciales únicos, siempre actualizados:
De todos los datos de los clientes actuales, de que actividad tienen, como evolucionen, que necesitan, que les gusta, conocimiento de cuando ofrecerles que y como ofrecérselo.
De bases de datos de clientes potenciales y de las actividades comerciales iniciadas con ellos y de su nivel de respuesta.
De los datos mantenidos en la empresa en relación con la competencia, etc.
Situación de avance de las promociones tanto de avance de obra como de venta, visualizando tanto los datos objetivos como su comparación con previsiones, situación actualizada de las especificaciones, etc.
Servicio al cliente, situación exacta de su adquisición, y previsiones actualizadas de entrega, disponibilidad de productos, preguntas frecuentes, contactos, etc., utilizando acceso seguro 24 horas 7 días a la semana.
Relación con los inversores, incluyendo partes con acceso abierto y otras restringido, con memorias, informes internos de estrategia, análisis del mercado, opiniones de la dirección, etc.
Publicación de bases de datos técnicas, por ejemplo, documentación y publicaciones técnicas, cursos de técnicas de venta, de segmentación de mercado, de análisis de mercado, de nuevas técnicas y productos de construcción, estadísticas relevantes nacionales y provinciales de todo tipo de datos, creadas por la administración y terceros etc.

PARA DAR SOPORTE A APLICACIONES DE CONEXIÓN.

Facilitar acceso a aplicaciones informáticas específicas, mantenidas en el servidor central de la compañía.
Acceso a sistemas heredados (Legacy Systems), incluyendo aquí diversas aplicaciones en uso en la empresa.
Acceso a herramientas de gestión de diseño.
Soporte para centros de venta.
Servicios de conexión.
Conexiones con Internet.
Para dar soporte integral a trabajadores que está fuera de las sedes de la compañía.
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